Vrijwel alle publieke organisaties moeten fors bezuinigen. Ze staan daarbij vaak nu op een kritiek punt in het bezuinigingsproces. De onderzoeksfase, die duidelijk maakt waarop een organisatie wil gaan bezuinigen, is afgerond. Dit betekent dat helder is in welke taakgebieden en thema’s er bezuinigd moet gaan worden. De opgave nu is om die bezuinigingsambities ook echt te realiseren. Dat leidt tot nieuwe opgaven.

Innovatie

Wij geloven dat overheden structureel kunnen bezuinigen en tegelijkertijd kunnen blijven presteren. Wij zijn ervan overtuigd dat innovatie op de langere termijn het meest beloftevolle spoor is. Deze visie hebben wij uitgewerkt in ons artikel Succesvol bezuinigen vraagt om een gedifferentieerde aanpak. Kern daarvan is dat incrementele verbeteringen en besparingen gecombineerd moeten worden met meer ingrijpende vernieuwingen en besparingen. Dit noemen wij systeeminnovaties.

Wat doen we precies?

Door de talloze trajecten die wij op dit terrein hebben gedaan hebben we zowel een brede ervaring op de wijze waarop innovatie- en bezuinigingsprojecten aanpakt en aangestuurd moeten worden als voorbeelden op inhoudelijk terrein. Als het gaat om de procesmatige begeleiding hebben we de volgende expertise:

A. Het sturen op de realisatie van de innovaties en bezuinigingen:

• Sturen op gezamenlijkheid en het realiseren van de opgave, zowel in de rol van in- of extern adviseur als in de rol van interim-manager.

• Begeleiden van organisatieonderdelen in hun ontwikkeling naar anders denken en handelen, houding en gedrag.

• Het begeleiden bij het doorrekenen van nieuwe producten, werkwijzen en andere voorstellen in businesscases.

B. Het inhoudelijk meewerken aan innovatie en bezuiniging.
Voorbeelden daarvan zijn:

• Het scherp maken van de betekenis van een andere rolinvulling: veel overheden willen meer regisseur zijn en meer gebruik maken van de civil society maar wat betekent dit nu echt?

• Het scherp maken hoe efficiency en productiviteit kan worden verhoogd: optimaliseren van processen, reductie management en staf, samenvoegen afdelingen.

• Beëindigen onrendabele activiteiten, zowel bestuurlijke (zoals begeleiden van kerntakendiscussie) als ambtelijke (beleidsanalyse, zero based budgetting).

Meer weten?

Een korte presentatie van onze visie op innovatief bezuinigen vind je hier. Heb je aanvullende vragen? Neem dan contact op met Sigrit van Werven :

Sirgit van Werven
E: sigrit.vanwerven@hiemstraendevries.nl
T: +31 (0)6 121 552 52

Een greep van onze mensen die actief zijn met bezuinigingstrajecten:

Regisseur externe doorlichting (G4 gemeente)

De G4-gemeente staat voor de opgave om vanaf 2014 structureel € 55 miljoen euro te bezuinigen. Het college had in het collegeprogramma vastgelegd dat de gemeentelijke organisatie en de programma’s extern moesten worden doorgelicht. Het doel van de externe doorlichting is het onafhankelijk identificeren van het besparingspotentieel op de organisatie en de programma’s. De doorlichtingen moeten in combinatie met een discussie over regie en kerntaken en minder externe inhuur leiden tot een sluitende meerjarenbegroting. Hiemstra & De Vries heeft de rol van ‘regisseur externe doorlichting’ vervuld. De regisseur voert de overall regie over de doorlichting en is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de objectiviteit en de doorlooptijd. Binnen 34 weken is de volledige organisatiedoorlichting uitgevoerd. In die tijd hebben wij ervoor gezorgd dat elf doorlichtingsonderzoeken zijn uitgevoerd en bestuurlijk vastgesteld. De doorlichting heeft geleid tot een besparingspotentieel van € 66,5 miljoen in 2014. Dit bedrag is het netto besparingspotentieel waarin investeringskosten en openstaande taakstellingen zijn verwerkt en overlappend of dubbel potentieel is verwijderd of benoemd (als het niet te kwantificeren was).

Innovatie als katalysator (kleine gemeente)

Een fusiegemeente staat sinds de start (2010) voor forse uitdagingen. De fusie vraagt tijd en aandacht en tegelijkertijd moet de gemeente een antwoord vinden op ingrijpende maatschappelijke uitdagingen: forse bezuinigingen, krimp en vergrijzing van de gemeente en veranderende verwachtingen van inwoners en partner. ’Door te doen wat je deed, krijg je wat je had’. Ingrijpende maatschappelijke uitdagingen van de (nabije) toekomst los je niet op in de bestaande context. Hiemstra & De Vries werkt daarom met de gemeente ideeën uit voor de nieuwe context in het organisatiebreed innovatie- en ontwikkeltraject ’Innovatie als katalysator’. De ideeën dragen bij aan een gewijzigde rolinneming en taakinvulling en daarmee ook aan de noodzakelijke kostenreductie. Het vaststellen van een richtinggevende visie was de eerste stap in het project. De rest van het project is een doorgaand proces, waarin we ideeën ontwikkelen en per idee bepalen wat de stappen zijn om dit verder uit te werken en te implementeren (wel of niet samen met partners en wel of niet uit te werken in een business case). Gelijktijdig werken we aan onze organisatieontwikkeling, waarbij leidinggevenden aan de hand van de visie en de concrete ideeën hun toekomstvisie en de betekenis daarvan voor benodigde kwaliteit en kwantiteit van medewerkers concretiseren.

Projectleider kerntakendiscussie (kleine gemeente)

Een kleine(re) gemeente midden in de Randstad heeft een flinke bezuinigingsopgave.  Om de bezuinigingsopgave te realiseren, kiest de gemeente bewust niet voor de meer traditionele kaasschaaf-methode. Het MT, het college & de raad zet bewust in op een kerntakendiscussie samen met de organisatie, waarbij niet alleen bezuinigen maar ook professionaliseren centraal staat. Wij zorgden voor het projectleiderschap door samen met het MT en de medewerkers bezuinigingsvoorstellen uit te werken en transparantie te bieden aan college en raad. De rol van projectleider was gericht op het aanjagen, continuïteit vasthouden en zorgen dat het bezuinigingsproces strak werd uitgelijnd, waar nodig aan te passen aan de dynamiek de bij bezuinigingen om de hoek komt kijken. De uitdaging was om de bezuiniging met de organisatie te doen en tegelijkertijd de organisatie steeds een stap voor te zijn. De wisselwerking met de gemeentesecretaris was hierin cruciaal.
Het resultaat is een breed pakket aan bezuinigingsvoorstellen. Het college heeft gezamenlijk een keuze kunnen maken voor de bezuinigingsvoorstellen. Het totale pakket aan bezuinigingen is vol vertrouwen voorgelegd aan gemeenteraad die tijdens de begrotingbespreking in het najaar van 2011 een definitieve keuze maakt. Een mooi bijkomend resultaat is dat kerntakentraject een vliegwiel was voor de ontwikkeling en groei van het MT, de medewerkers en het College. De raad, het college en het MT zijn door het kerntakentraject dichter tot elkaar gekomen.