Op donderdag 24 november discussieerden afgevaardigden van 26 gemeenten, provincies en het Rijk met elkaar over de vereenvoudiging van de planning- en controlfunctie (P&C). Het gezelschap bestond uit ambtenaren, raadsleden en wethouders. Hierdoor was in de discussie vooral aandacht voor de betekenis van de vereenvoudiging aan de bestuurlijke kant. Wetende dat er nog ‘vragen overblijven’ delen wij hieronder graag de hoofdlijnen van de bijeenkomst. Het volledige verslag kan je hier downloaden.

Vereenvoudiging noodzakelijk

De deelnemers geven aan dat fundamentele vereenvoudiging van de P&C-functie nodig en mogelijk, maar niet gemakkelijk is. Redenen om te bespreken hoe het wel kan, zijn:

• Het samenstellen van bestaande producten kost veel tijd en moeite, maar leidt onvoldoende tot sturing. Dit terwijl de tekorten in de begroting juist vragen om meer sturing op geld en bedrijfsvoering.

• De bezuinigingsopgave zet druk op het vinden van besparingsmogelijkheden in de bedrijfsvoering en overhead.

Inspiratie uit Amersfoort

Erwin Ormel (hoofd P&C, gemeente Amersfoort) presenteerde hoe Amersfoort werkt aan vereenvoudiging van de P&C-functie. Een aansprekend verhaal omdat er aandacht was voor visie, ambitie en behaalde resultaten. Tegelijkertijd werd illustratief aandacht besteed aan de ingewikkeldheid van de opgave. Eén van de succesfactoren: vroegtijdig de ambtelijke organisatie en het politiek bestuur betrekken. Zo begrijpen zij dat vereenvoudiging mogelijk en nodig is en zijn zich bewust van het feit dat dit iets vraagt van beiden.

Amersfoort heeft zichzelf ten doel gesteld 25% te bezuinigen op de P&C-functie. Vanuit de gedachte dat een vereenvoudiging van P&C leidt tot minder vraag naar ondersteuning, moet dit mogelijk zijn. Om het doel te bereiken richt Amersfoort zich op vier pijlers (lees hier het artikel voor een uitgebreide toelichting):

1. sturen vanuit een vierjarige cyclus

2. onderscheid tussen de begroting- en de beleidscyclus

3. organiseren van een continu beleidsproces

4. sturen en verantwoorden op hoofdlijnen (de essentie)

De uitgangspositie van de gemeente Amersfoort is die van een effectieve en efficiënte organisatie. Kenmerkend voor Amersfoort is:

• combinatie van professionele ambtenaren met een nuchtere mentaliteit

• de zaken op orde: P&C functioneerde (ook voor verandering) met relatief weinig mensen prima

• interne doorbelastingen en begrotingswijzigingen behoorden al tot het verleden

• de compacte organisatie maakt dat er weinig tijd wordt besteed aan coördinatie tussen concern en sectoren

Eerste resultaten

De resultaten van de vereenvoudiging zijn (tot nu toe):

• terugbrengen van de jaarrekening en begroting van 250 naar 40 pagina’s

• de gemeenteraad ontvangt een overzichtelijk boekwerk met informatie wat hen in staat stelt te sturen op de hoofdlijnen. Het idee daarachter is dat daarmee het debat ook op hoofdlijnen gevoerd wordt (naast mogelijk een actueel debat over meer detailinformatie). NB. de verdiepingsinformatie is nu nog digitaal beschikbaar

• naast informatie en verantwoording op papier wordt de raad mondeling geïnformeerd (van papier naar gesprek)

• de focus ligt op een beperkt aantal onderwerpen (actuele dossiers) in plaats van op de onderwerpen die ‘going concern’ zijn

Volhouden

Vereenvoudiging is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Juist in de dynamiek van de bezuinigingen blijkt het lastig echt afscheid te nemen van de gebruikelijke manier van werken. Op hoofdlijnen zijn college, raad en ambtelijke organisatie het eens, in de uitwerking blijkt nog wel eens interpretatieverschil en bestaan er verschillende van de snelheid waarmee verandering doorgevoerd kan worden. Het belangrijkste is om in gesprek te blijven met de politiek over het uiteindelijke doel: het versterken van sturing. De vereenvoudiging vraagt volhouden!

Het kijkje in de Amersfoortse keuken heeft geleid tot veel discussie. Naast waardering waren er ook veel vragen. In groepen hebben deelnemers hun eigen ervaring gedeeld en besproken wat zij morgen anders kunnen doen. Omdat iedereen een ander vertrekpunt heeft, is het verstandig het antwoord op de vraag hoe te beginnen met vereenvoudigen voor je eigen organisatie op maat te bepalen.

De deelnemers gingen geïnspireerd naar huis en nemen de ervaring van Amersfoort en andere gemeenten mee in het gesprek dat zij voeren in de eigen organisatie om te vereenvoudigen. Enerzijds gesteund dat het ook in andere organisaties niet vanzelf gaat, tegelijkertijd nog meer overtuigd dat het eenvoudiger kan en moet.

Een paar mooie afsluitende opmerkingen van deelnemers:

• Verantwoording doe je continu. Wacht dus niet op de daarvoor vastgestelde momenten, dan ben je soms al te laat om constructief in gesprek te gaan.

• Durf verschil te maken: problemen of risico’s niet met algemene regels aanpakken, maar op maat ingrijpen of controleren waar dit nodig is.

• Durf te vertrouwen op het feit dat de meeste raadsleden echt niet zo veel detailinformatie willen, maar uit zijn op het op hoofdlijnen goed begrijpen welke verantwoordelijkheid zij op zich nemen.

Contact

Tijdens de bijeenkomst heeft een cartoonist treffende tekeningen gemaakt. Klik hier voor het beeldverslag. Download hier het volledige verslag van de bijeenkomst.

Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met:

Merlijn Ballieux

E: merlijn.ballieux@hiemstraendevries.nl
M: +31 (0)6 51 454 611