Publieke organisaties kunnen meer rendement halen uit de inzet van de functionarissen in staf en middelenfuncties en zo overhead verlagen. Een opgave die vraagt om professionaliseren en bezuinigen op bedrijfsvoeringfuncties die steeds kennisintensiever worden. De steeds groter wordende vraag naar specialisten is voor veel publieke organisaties moeilijk in te vullen.

Wij zien 3 belangrijke uitdagingen.

Terug naar de essentie

Bezuinigingsopgaven noodzaken tot het verlagen van de overhead en het halen van meer rendement van de bedrijfsvoeringsfuncties. Ons advies is om te starten met informatiesanering en te stoppen met alles wat niet direct bijdraagt. Oftewel minder kaders en niet stapelen van beleidsnota’s maar één centrale visie. Zorg voor de juiste sturingsinformatie op het juiste niveau, onnodig uitgebreide rapportage formats leiden tot te gedetailleerde administraties. Stop met centrale formats voor decentrale sturing en maak van incidentele vragen geen structureel aanbod. De centrale vraag voor iedere bedrijfsvoeringfunctie moet zijn: wat is de echte behoefte van managers om resultaten in het primair proces te bereiken?

Einde van de stafgestuurde organisatie

Een van onze ervaringen is dat publieke organisaties met een grote overhead altijd een te grote ‘technostructure’ hebben en te veel stafgestuurd zijn. De ambtelijke top en het middenmanagement hebben de verantwoordelijkheid om het primair proces en de daaraan ondersteunende indirecte activiteiten adequaat en in samenhang te besturen maar bij veel organisaties bestaat een scheve rolverdeling tussen (top)management en staf. Het lukt de staf vaak onvoldoende om echt meerwaarde te leveren, en de lijnorganisatie te weinig om het eigenaarschap voor de bedrijfsvoering op te pakken. Wij geloven in een rolverdeling waarin de lijn aan zet is en de staf prioriteiten stelt en pro-actief adviseert door maximaal vraaggericht te werken.

Inrichtingsvariant passend bij koers van de organisatie

Het effectief inrichten van de bedrijfsvoering gaat over het effectief en kwalitatief inrichten van bedrijfsprocessen. De te kiezen inrichtingsvariant is altijd ondersteunend. Verschillende varianten zijn: decentraal, gecoördineerd, of centraal in of buiten de organisatie.

Een structuur kan bijdragen aan de ontwikkeldoelstelling van de organisatie. Als een organisatie werkt aan het versterken van concernsturing kan bundeling van bedrijfsvoeringsfuncties de ontwikkeling versterken, als de opgave is om meer dienstverlening op maat te organiseren kan juist een tegengestelde beweging passend zijn. In algemene zin geldt veelal: strategische en operationele functies centraal en adviesfuncties dichter bij het vuur, decentraal.

Het inbedden van de gekozen structuur is noodzaak voor het behalen van het gewenste rendement. Het effectief inrichten van de bedrijfsvoering en het innoveren van de onderliggende bedrijfsprocessen zou centraal moeten staan.

Contact

Voor meer informatie over onze visie op bedrijfsvoering en onze dienstverlening kun je contact opnemen met:

Sigrit van Werven
E: sigrit.vanwerven@hiemstraendevries.nl
M: +31 (0)6 12 155 252

Een greep van onze mensen die actief zijn binnen het thema Bedrijfsvoering & Overhead:

Advisering organisatie-inrichting financiële afdelingen (Stadsdeel)

Dit stadsdeel bereidt een organisatiebrede reorganisatie voor. De financiële afdelingen worden geconcentreerd in één directie, samen met andere ondersteunende afdelingen. Het stadsdeel heeft Hiemstra & De Vries gevraagd om advies uit te brengen over de manier waarop de financiële afdelingen in de nieuwe directie er uit zouden kunnen zien. In een tweedaagse met betrokkenen in het financieel domein van het stadsdeel hebben we een overzicht gemaakt van de belangrijkste processen en activiteiten en de verbeterpunten die in de nieuwe organisatie gerealiseerd zouden moeten worden. We zijn tot een eerste uitwerking van een mogelijk werkende structuur gekomen. Door het betrekken van belangrijke spelers in het stadsdeel hebben we uit deze processen en activiteiten een fijnstructuur kunnen ontwikkelen die niet alleen inhoudelijk sterk is, maar bovendien op draagvlak in de organisatie kan rekenen. Wij gaan ervan uit dat dit de uiteindelijke invoering ten goede komt.

Samenvoegen inkoopfunctie (waterschap)

De inkooporganisaties van twee waterschappen hebben besloten hun krachten te bundelen met als doel de kwaliteit van inkopen te verhogen en kosten te verlagen. Hiemstra & De Vries is projectleider van dit project. De invulling bestaat onder andere uit het zoeken naar mogelijkheden voor het koppelen van systemen, het gezamenlijk oppakken van aanbestedingen en het flexibel inzetten van personeel voor beide organisaties. De belangrijkste rol is het begeleiden van het project: een belangrijke sparringpartner zijn voor beide leidinggevenden, het proces van het project managen en ondersteunen bij het daadwerkelijk opzetten, inrichten en werkbaar maken van de nieuwe samenwerkende inkooporganisatie.

Onze publicaties binnen het thema Bedrijfsvoering & Overhead:

Derk de Jonge en Merlijn Ballieux, 'Terug naar de essentie van planning en control'. In: B&G magazine, mei 2011

Joscha de Vries, Merlijn Ballieux en Bas Warmerdam, Verlagen overhead overheid vraagt lef ambtelijke top, in: B&G, maart 2010

Joscha de Vries, Sigrit van Werven, Met zes stappen naar structurele besparingen in het inkoopproces, in: B&G, september 2006

Joscha de Vries en Naud Derks, Ervaringen van gekantelde organisaties, in: Overheidsmanagement, maart 2006