Maximaal sturen op de essenties, minder bureaucratie, minder papier en meer gesprek. Dat is waar het om moet gaan. Dat is geen eenvoudige opgave. Het is moeilijk om in de huidige overvolle P&C-cyclus te praten over fundamentele aanpassingen in het P&C instrumentarium. Toch moeten we de tijd zien te vinden. Laten we de kans met beide handen aangrijpen: een prachtige uitdaging!
Derk De Jonge, concerncontroller gemeente Amersfoort

Planning & Control is een veelbesproken onderwerp binnen publieke organisaties. Dit is niet vreemd omdat er een brede consensus bestaat over het onvoldoende functioneren van het huidige systeem. Er wordt hard gewerkt in de P&C-functie, maar het leidt in de meeste gevallen tot onvoldoende sturing. Omdat snijden in de P&C functie niet politiek gevoelig is, is dit tevens een potentierijk bezuinigingsgebied.

Huidige Planning & Control functie niet effectief

P&C-producten blijken in de praktijk te veel een (onoverzichtelijke) mix te zijn van informatie over bedrijfsvoering, externe verantwoording en sturing op doelen en resultaten. Hoewel de afgelopen jaren veel energie is gestoken in het verbeteren ervan, draagt de informatie onvoldoende bij aan de transparantie en stuurbaarheid van de organisatie. Veel publieke organisatie zijn daarom op zoek naar inspiratie om het P&C-instrumentarium te vereenvoudigen en effectiever te maken.

Terug naar de essentie van Planning & Control

Onder invloed van het ‘new public management’-denken zijn de afgelopen decennia omvangrijke P&C-instrumenten opgericht, die houvast moeten bieden aan managers en bestuurders. In de praktijk kenmerkt het P&C-instrumentarium zich helaas door veel bureaucratie en een zwaar opgezette informatiecyclus. Om deze beweging te keren moet de P&C bureaucratie aangepakt worden. Het kan allemaal simpeler, effectiever en meer to the point. We moeten terug naar de essentie van Planning & Control! Om betere sturing, met minder middelen te bereiken, moet de informatiepiramide ontrafeld worden tot de drie belangrijkste elementen:

1. maximaal sturen op doelen en resultaten
2. gezonde (lichte) sturing op bedrijfsvoering
3. juiste administratieve geldstromen (externe verantwoording)

Maximaal sturen op doelen en resultaten

Ieder van deze drie elementen moet vervolgens zo eenvoudig mogelijk worden ingericht. Het belangrijkste element -sturen op doelen en resultaten- moet de primaire focus worden. Wij geloven dat de volgende maatregelen kunnen helpen bij het fundamenteel vereenvoudigen en effectief maken van de P&C functie:

• scheiding van beleid- en begrotingscyclus

• continu beleidsproces organiseren

• sturen en verantwoorden primair op de essenties

• werken met een vier jarencyclus

Uiteraard is er in iedere publieke organisatie een ander vertrekpunt van waaruit gewerkt moet worden aan het effectiever maken van de P&C-functie. Wat alle organisaties met elkaar gemeen hebben is het verlangen om P&C fundamenteel te vereenvoudigen.

Meer weten?

Voor meer informatie over onze visie op Planning & Control en onze dienstverlening kun je contact opnemen met Merlijn Ballieux:

Merlijn Ballieux
E: merlijn.ballieux@hiemstraendevries.nl
T: +31 (0)6 - 5145 46 11

Een greep van onze mensen die actief zijn binnen het thema Planning & Control:

Doorlichting P&C-functie en verbetering sturing & verantwoording op politiek niveau (grote gemeente)

Deze (stafgestuurde) gemeente heeft een zwaar opgetuigde P&C-functie met veel “checks and balances”. Ondanks deze grote P&C-functie is het voorspellend vermogen van de organisatie laag. De gemeente heeft Hiemstra & De Vries gevraagd de P&C-functie door te lichten. Op basis van de doorlichting hebben wij 3 adviezen gegeven:

1. vereenvoudigen van de P&C-cyclus drastisch: stop met interne doorbelastingen, verminder het aantal P&C-documenten en verlaag minder “control op control”
2. versterk van de concernsturing
3. breng de juiste balans aan in de lijn-staf verhouding

Dit heeft geleid tot een vermindering van interne doorbelastingen, een betere staf-lijn-verhouding en een versterking van de concernsturing.

Door de bezuinigingsnoodzaak ontstond een momentum om ook op politiek-ambtelijk niveau ook de sturing en verantwoording te verbeteren. Dit heeft geleid tot een ontwikkeltraject tussen de politieke en ambtelijke organisatie waarin we een belangrijke verschuiving zien van dikke ambtelijke nota’s naar gesprek.

P&C verbeteren en tegelijkertijd bezuinigen door fundamenteel andere benadering (grote gemeente)

Deze gemeente heeft voor wat betreft Planning & Control een ijzersterke score op landelijke benchmarks en won eerder meerdere malen de Cordes-troffee voor beste jaarverslag. Ondanks deze scores heeft deze gemeente Hiemstra & De Vries gevraagd om te adviseren over het effectiever maken van de P&C functie en tegelijkertijd 25% te bezuinigen. Doordat de basis al goed op orde was, is ingezet op verbeteren en bezuinigen door echte innovatie. In opdracht van het GMT heeft Hiemstra & De Vries een nieuwe visie ontwikkeld voor de gemeente waarbij wij de P&C-functie fundamenteel anders hebben benaderd. Wij hebben de informatiepiramide tot in de kern ontvlecht en per functie zo eenvoudig mogelijk ingericht. Centraal staat het maximaal sturen op doelen en resultaten. sturen op de bedrijfsvoering en de externe verantwoording gebeurd zo eenvoudig mogelijk. Hierdoor hebben wij een bezuiniging gerealiseerd van 25%. Tevens is de sturing verbeterd. Dit zien we o.a. terug in een verschuiving van papier naar gesprek en een begroting en jaarverslag dat van ruim 250 is teruggebracht naar minder dan 50 pagina’s.

Planning & Control effectiever ingericht (provincie)

Deze provincie produceert veel gedegen P&C-informatie, dit kost veel inzet, maar het leidt niet altijd tot betere sturing vanuit het concern en de provinciale staten. Tegelijk is de Planning & Control voornamelijk ingericht op de lijnorganisatie en onvoldoende op een projectorganisatie. Met een grote investeringsagenda de komende jaren is het belangrijk om checks and balances goed te organiseren. De provincie heeft Hiemstra & De Vries gevraagd om te adviseren over de vraag, hoe de Planning & Controlfunctie effectiever kan worden georganiseerd met een belangrijke focus op vereenvoudiging en control op projecten. Door het organiseren van een aantal ideeënfabrieken in projectgroepen hebben we een visie ontwikkeld voor Planning & Control, specifiek voor de projectorganisatie. Daarnaast is het begrotingsproces onder de loep genomen en zijn de rollen, verantwoordelijkheden en competenties verder uitgewerkt. Hierdoor wordt de sturing vanuit het concern en de provinciale staten versterkt. Op dit moment wordt dit advies door de provincie verder in de praktijk gebracht.

Versterken sturing op bedrijfsvoering (stadsdeel)

In dit stadsdeel is de sturing op bedrijfsvoering onvoldoende effectief georganiseerd. Managers hebben zelf onvoldoende gevoel bij de onderwerpen waar zij als integraal managers verantwoordelijk voor zijn en hoe daar vervolgens op te sturen.  Het stadsdeel is een ontwikkeltraject gestart om de sturing op bedrijfsvoering te versterken. Het stadsdeel heeft Hiemstra & De Vries gevraagd om de huidige manier van sturing op de bedrijfsvoering te analyseren en een advies uit te brengen over de gewenste sturing. Door het voeren van de juiste gesprekken op het niveau van het concern en middenmanagement is het inzicht en bewustzijn van managers vergroot. Ook de rol en verantwoordelijkheden van decentrale bedrijfsbureaus en concerncontrol is hier nadrukkelijk in meegenomen. Dit heeft geleid tot meer feitelijke sturing op de bedrijfsvoering en een versterking van rolzuiverheid.

Onze visie op Planning & Control beschrijven wij in onderstaande publicatie:

Derk De Jonge en Merlijn Ballieux. Terug naar de essentie van planning en control, in: B&G: mei 2011

Lees ook het verslag van de bijeenkomst over Planning & Control op 24 november:

Verslag bijeenkomst: download hier

Beeldverslag bijeenkomst: download hier