Het Nieuwe Werken (HNW) biedt kansen voor gemeentelijke secretariaten. Door vergaande digitalisering en meer eigen verantwoordelijkheid bij managers vervallen eenvoudige repetitieve taken en krijgen secretaresses een andere, meer hoogwaardige functie.

HNW vraagt nieuwe rol van secretariaten: besparing 15%

De introductie van Het Nieuwe Werken biedt kansen en draagt bij aan een heroriëntatie en verdere innovatie van secretariaten, zo blijkt uit een business case die de gemeente Amersfoort opstelde in samenwerking met Hiemstra & De Vries. De gemeente verwacht dat besparingen van tenminste 15% mogelijk zijn door in te spelen op de ontwikkelingen rond Het Nieuwe Werken, door secretariaten slimmer te organiseren en de werkwijze verder te professionaliseren.

Onder de drijvende kracht van Het Nieuwe Werken wordt de rol bij eenvoudige repetitieve taken voor secretaresses minimaal. Door vergaande inzet van ICT/digitalisering, de bredere verantwoordelijkheid van medewerkers en de reductie van management verdwijnen onder andere taken als telefoonbeantwoording, het verwerken van ingekomen post en notuleren naar verwachting langzamerhand. Een ontwikkeling die in eerste instantie bedreigend lijkt, maar juist ook kansen biedt volgens verschillende secretaresses. Taken als CRM, contact met externen (secretariaatsrol als ‘visitekaartje van de gemeente’) en ondersteuning bij het maken van presentaties of rapporten is nu de ‘kers op de taart’, maar kan straks tot het vaste takenpakket behoren. Secretaresses zullen daarnaast de spin in het web zijn bij een toenemend aantal medewerkers dat plaats- en tijdongebonden werkt.

Slimmer organiseren versterkt vakmanschap

De gemeente Amersfoort richt zich al langer op de ontwikkeling van de gemeentelijke secretariaten. De SOB (Sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer) greep in 2008 het afschaffen van de hoofdafdelingen aan om de positie van secretaresses opnieuw te bekijken. Er kwam één centraal aangestuurd sectorsecretariaat binnen de afdeling Bedrijfsvoering. De secretaresses zijn gaan werken in drie clusters, zoveel mogelijk in de buurt van de afdelingshoofden. De grote voordelen van de centraal aangestuurde groep secretaresses zijn:
• versterkt het vakmanschap door het dagelijks professioneel sparren tussen secretaresses
• meer flexibiliteit door taakuitwisseling
• betere vervangbaarheid en bereikbaarheid voor interne en externe klanten

De secretaresses hebben een hoge kwaliteit en worden ook als zodanig gewaardeerd door klanten. De werkzaamheden zijn 60% tot 70% standaardtaken en daarnaast hebben is er in 30% tot 40% van het werk sprake van maatwerk. Klanten staan centraal, de kenmerken van het secretariaat zijn hiervan een afgeleide. In eerste instantie lijkt centralisatie voor afdelingshoofden nadelig. De praktijk wijst uit dat de dienstverlening verbetert door de flexibiliteit en continuïteit in de ondersteuning. Overigens is een belangrijke voorwaarde voor succes dat de secretariaten eenduidig worden aangestuurd door één leidinggevende met bevoegdheden.

Twee vliegen in één klap

Start juist nu met het professionaliseren van de gemeentelijke secretariaten en grijp daarbij de ontwikkelingen rond de bezuinigingen en Het Nieuwe Werken aan. Meer professionele secretariaten kunnen de gewenste organisatieontwikkeling versnellen.

Contact

Voor meer informatie kun je contact opnemen met:

Sigrit van Werven

M: +31 (0)6 12 15 52 52
E: sigrit.vanwerven@hiemstraendevries.nl