Bedrijfsvoering in publieke organisaties: de kunst van het weglaten

Stel je het volgende voor. Managers en medewerkers in de bedrijfsvoering met teveel op hun bordje. Alles is in deze publieke organisatie even belangrijk en urgent. Professionals in de bedrijfsvoering (neem bijvoorbeeld een P&O-adviseur, ICT-beheerder of inkoopadviseur) blust in de praktijk figuurlijk brandje na brandje. Om daarna weer door te rennen naar een nieuwe, verse vuurhaard. Misschien helpt het om nog sneller te gaan lopen en nog meer tegelijk te doen? Vergaderingen kunnen best langer of juist korter als het uitkomt. Elke werkdag heeft bovendien ook nog een avond, voor als alles uitloopt. De verminderde focus, de toegenomen hoeveelheid fouten en alle herstelwerkzaamheden, ze zullen er wel bij horen.

Voor veel mensen die werken aan bedrijfsvoering in publieke organisaties is zo’n situatie gelukkig nauwelijks voor te stellen. Voor sommigen lijkt het echter verdacht veel op de dagelijkse praktijk. Wie weg wil blijven uit zo’n negatieve spiraal en effectief wil zijn in bedrijfsvoering in publieke organisaties verstaat vaak ‘de kunst van het weglaten’. Wie die kunst verstaat, organiseert grofweg twee dingen: prioriteren en elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen. Wie de kunst van het weglaten verstaat, creëert ruimte om zich (in) te richten op de uitdagingen voor bedrijfsvoering in publieke organisaties en is ook in staat om daarover een scherp gesprek te voeren.

Prioriteren in de praktijk

Het prioriteren kan er in de praktijk bijvoorbeeld als volgt uitzien:

In een middelgrote gemeente besluit men alle werkzaamheden in de bedrijfsvoering in beeld te brengen en te relateren aan de maatschappelijke opgaven van de gemeente. Op veel plekken was men op een andere manier met hetzelfde bezig, zonder dat van elkaar te weten. Zo deed ICT bijvoorbeeld onderzoek naar een toegankelijker digitaal sollicitatiesysteem voor minder digitaal-vaardige sollicitanten terwijl hun P&O-collega’s hierover al de nodige leveranciers over de vloer hadden gehad. Voortaan trekken ze hierin samen op.

Op opgavenniveau wil deze gemeente de regionale economie een impuls geven. Daarom kreeg het verbeteren van de subsidiedienstverlening aan bedrijven een hogere prioriteit en door een dalende vraag naar sociale huurwoningen kreeg het haalbaarheidsonderzoek voor het ombouwen van gemeentelijk vastgoed tot woningen een lagere prioriteit.

Elimineren in de praktijk 

Het elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen ziet er in de praktijk bijvoorbeeld als volgt uit:

Een grote gemeente heeft een backoffice voor de ondersteuning en doorverwijzing van de groeiende groep dak- en thuislozen in de stad. Er ontstaan wachtlijsten en in de stad ontstaat overlast. De gemeente besluit alle activiteiten van de backoffice in beeld te brengen. Daaruit bleek dat de medewerkers veel tijd bezig waren met het maken van de maandelijkse rapportage ‘Daklozen in beeld’ voor hun collega’s van verschillende beleidsafdelingen. Het lijvige document werd door de uitgebreidheid ervan en niet-actuele informatie erin nauwelijks gebruikt. Om meer tijd te kunnen besteden aan de dienstverlening aan dak- en thuislozen is besloten om voortaan te werken met een eenvoudigere rapportage. Sindsdien is het werk voor zowel de backoffice als de betrokken beleidsafdelingen prettiger geworden en worden dak- en thuislozen sneller en beter geholpen. 

Werkbaar maken

Benieuwd naar onze kijk op bedrijfsvoering, wendbaar werken en organisatieontwikkeling in publieke organisaties? Zien hoe we dit in de praktijk werkbaar maken? Bijvoorbeeld in een interim-rol of vanuit een leertraject ‘Bedrijfsvoering als business partner’ Neem dan contact met ons op.