Effectief bezuinigen en waardegericht begroten – wat kan er wel?

Bezuinigen heeft altijd een negatieve associatie. Het gaat over wat er niet (meer) kan. Over besparen en minder doen. Wij draaien het bij bezuinigen juist graag om naar de positieve kant door te kijken naar wat wel kan. Hierbij zijn twee dingen van belang: Wat is je ambitie? Welke middelen heb je tot je beschikking om die ambitie te realiseren? Vervolgens breng je ambitie en middelen bij elkaar. Deze werkwijze noemen wij waardegericht begroten. Dit is geen project, onderdeel van de P&C-cyclus, tool of iets dat je even doet op het moment dat het water je aan de lippen staat. Het is een mindset en manier van werken. Effectief bezuinigen vraagt om waardegedreven naar de begroting te kijken om de maatschappelijke en organisatorische uitdagingen het hoofd te bieden. Inclusief de financiële. Nu en in de toekomst.

Vier essentiële elementen:

Met waardegericht begroten als uitgangspunt wordt er gebouwd aan het (gezonde) voortbestaan van de organisatie terwijl er tegelijkertijd ruimte blijft om bij te dragen aan de maatschappelijke doelen. Hiervoor zien wij vier essentiële elementen waarin innovatie het meest beloftevolle spoor voor de lange termijn is en hiervoor moet op korte termijn ruimte gecreëerd worden door echte keuzes te maken op basis van je ambitie.

Element 1 - Het goede gesprek: gezamenlijke waarden en doelen bepalen

Alleen door gezamenlijk het gesprek te voeren met raad, college, ambtelijke top en organisatie, en zo de ambities, waarden en doelen van de organisatie te bepalen, zorg je ervoor dat bezuinigen méér wordt dan alleen een boekhoudkundige exercitie. Te vaak zien we nog dat doelstellingen en ambities niet helder zijn geformuleerd of zelfs helemaal worden overgeslagen. En dat zie je terug in het uiteindelijke pakket van maatregelen, waarin geen scherpe keuzes worden gemaakt.

Element 2 - Echte keuzes maken

Waarschijnlijk is als snel duidelijk dat jouw gemeente óf te veel wil, óf te weinig geld heeft om alles te kunnen doen. En dat betekent maar één ding: terug naar de essentie en scherpe keuzes maken op basis van je ambitie. Keuzes maken betekent ook dingen niet meer doen en daar expliciet over zijn. Centraal hierin is creativiteit met schaarse middelen: met minder geld juist meer impact hebben.

Element 3 - Innoveren en keuzes maken betekent besparen op de lange termijn

De reflex is om besparingen te zoeken zodra er sprake is van een financieel probleem. Vaak zijn dat kortetermijnoplossingen die direct leiden tot minder uitgaven. Dat lijkt misschien lucratief, maar het is wel degelijk van belang om verder te kijken dan het hier en nu. De naam zegt het al: kortetermijnoplossingen hebben vaak maar kort effect. Klaar zijn voor de uitdagingen van overmorgen vraagt om investeren en innoveren. Dan is het belangrijk dat daar ruimte voor is en rekening gehouden wordt met de kosten in tijd en geld van innovatie en investeringen.

Element 4 - Korte en lange termijn verbinden

Innoveren en investeren alleen is niet de magische formule. Ook de korte termijn doet er toe. Korte en lange termijn zijn twee met elkaar verbonden sporen. Succesvolle organisaties weten in moeilijke tijden op korte termijn ruimte te vinden en op lange termijn investeringen te doen. Welke mogelijkheden er zijn, hangt nauw samen met de ‘bezuinigingshistorie’ en het ‘bezuinigingsprofiel’ van de organisatie. Zij geven namelijk richting aan de quick wins op de korte termijn.

Bezuinigingsprofiel

Een hulpmiddel dat wij gebruiken om het gesprek omtrent financiën te faciliteren is een model dat is ontwikkeld met de Universiteit Utrecht. Hiermee hebben wij afgelopen jaren meer dan 2000 maatregelen ter waarde van 900 miljoen euro geanalyseerd. Het geeft inzicht in maatregelen die reeds zijn genomen en laat zien dat bezuinigingsmaatregelen op twee manieren verschillen:

• Maatregelen zijn voornamelijk gericht op stabiliteit, of op verandering.
• Maatregelen zijn primair gericht op de begroting, of op organisatie.

 

Op die manier ontstaat een matrix met vier typen bezuinigingsmaatregelen die overheden inzetten om de begroting sluitend te maken. Het ene type is niet beter dan de ander, maar het is wel van belang om de balans in de gaten te houden. Innovatie dreigt anders vaak ondergesneeuwd te raken. De lessen die we hieruit leren zijn:

• Financieel-technische maatregelen doorbreken onderliggende patronen niet.
• Organisaties die kiezen voor meer innovatieve maatregelen kunnen beter omgaan met toekomstige crises.
• Dit vraagt om investering in de routines, organisatiecultuur en mindset die richting geven aan het handelen. Financiële gezondheid is een werkwijze en geen eenmalige exercitie.

Het inzichtelijk maken van bezuinigingspakketten is alleen geen doel op zich. Onze analyse is altijd de basis voor het gesprek met bestuurders en/of topmanagement.

Routekaart

Het gedroomde resultaat van bovenstaande werkwijze zijn besparingen die op korte termijn lucht geven en tegelijkertijd ruimte bieden om op de lange termijn de gewenste maatschappelijke doelen te realiseren. Het is geen gemakkelijke proces, en vraagt om lef en moed, maar het kan wel. In het verleden hebben wij gezien dat gemeenten die stevige financiële beslissingen namen in onzekere tijden, door doordachte en innovatieve stappen te zetten, er uiteindelijk financieel beter uitkwamen. Ben je benieuwd hoe dit kan voor jouw organisatie? We bespreken graag met je hoe we jouw organisatie op weg helpen, een routekaart op maat maken en samen de eerste concrete stappen kunnen zetten.